(Juridisch) Managementondersteuner

Dit ga je doen

Het ontzorgen van de directeur Juridische Zaken en Wetgeving (en voor bepaalde taken de vier afdelingshoofden van de directie) is je hoofdtaak. Door jou kan de directeur Juridische Zaken en Wetgeving zich helemaal richten op haar kerntaken, omdat zij weet dat de organisatorische en secretariële taken goed zijn geregeld. We zoeken een collega die weet wat nodig is om optimaal te ondersteunen. Elke dag is anders, qua werkzaamheden kun je denken aan:

• Intensief en complex agendabeheer & planning 
• Onderhouden van interne en externe contacten 
• Organiseren van diverse soorten (externe) bijeenkomsten, bijvoorbeeld zittingen, vergaderingen en afdelingsoverleggen tot aan borrels, dienstreizen, heidagen en diners, inclusief het regelen van accommodaties en catering en het meedenken over het programma 
• Voorbereiden en opstellen van de agenda van overleggen, inclusief het verzamelen van stukken en de vastlegging van bepaalde overleggen 
• Meelezen van de inkomende en uitgaande e-mail van je directeur en het prioriteren hiervan, waarbij je goed in staat bent om de belangen van de directeur te signaleren 
• versturen van uitgaande (proces)stukken/correspondentie 
• Het plannen van hoorzittingen met advocaten, burgers en bedrijven en het daarbij regelen van vergaderzalen 
• Het contact – mondeling en schriftelijk – onderhouden met (griffies) van rechtbanken in overleg met de juristen van de AP 

Je bent de eerste contactpersoon en het representatieve visitekaartje, niet alleen als intern aanspreekpunt, maar ook voor de buitenwereld. Natuurlijk ben je integer en ga je discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je zoekt op het juiste moment afstemming met je directeur of het afdelingshoofd en betrokken collega’s. Onze organisatie is in ontwikkeling en daarom zoeken we een collega die graag meedenkt, bijvoorbeeld hoe we werkprocessen efficiënter kunnen inrichten, er is veel ruimte voor eigen initiatief. Je werkt in een zelfstandig, professioneel en hecht team van managementondersteuners, waarbij iedere managementondersteuner verantwoordelijk is voor een eigen directie. Vervanging bij afwezigheid wordt onderling afgestemd en en voor grotere projecten trek je regelmatig met elkaar op. Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken. Afhankelijk van de afspraken die je met de directeur maakt, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de directeur die je ondersteunt.

Dit krijg je

• schaal 8
  €3.246 - €4.340 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• 32 - 36 uur

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
 

Dit vragen wij

De functie is ingedeeld in de functiegroep Managementondersteuner van het Functiegebouw Rijk. Daarbij vinden wij het van belang en vanzelfsprekend dat je in voldoende mate beschikt over de competenties van Managementondersteuner. De competenties bij deze functiegroep zijn te vinden in het Functiegebouw Rijk.

Wij zoeken een collega die beschikt over:

• een proactieve houding, je bent in staat om urgentie te bepalen en oog te hebben voor de taken die hiermee in verband staan 
• een gestructureerde en nauwkeurige werkstijl 
• teamspirit, je werkt graag samen met collega’s en je bent graag onderdeel van van een team 
• een flexibele houding in een omgeving die continu meebeweegt met de steeds veranderende vraag binnen de organisatie 

Verder heb je

• Je beschikt over een (vrijwel) afgeronde opleiding tot juridisch secretaresse en een MBO+ werk- en denkniveau; 
• 3 jaar ervaring als juridisch secretaresse bijvoorbeeld bij een advocaten- of notariskantoor. 
• Ervaring met MS-Office programma’s, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en standaard kantoorapplicaties 
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. 
• Beschikbaarheid op vrijdag

Hier kom je te werken

Meer over HR, Secretariaat, Procesondersteuning en Facilitair

Je komt te werken als Managementondersteuner bij de afdeling HR, Secretariaat, Procesondersteuning en Facilitair van de directie Bedrijfsvoering. De afdeling HR, Secretariaat, Procesondersteuning en Facilitair zorgt voor de ontwikkeling en (deels ook) uitvoering van het personeelsbeleid, de secretariële ondersteuning van bestuur en directeuren, administratieve procesondersteuning van de AP en het beheer en de uitvoering van facilitaire en huisvestingszaken. De afdeling bestaat momenteel uit 29 medewerkers.

Over Autoriteit Persoonsgegevens

Waar we zijn, met wie we praten, wat we kopen, hoe gezond we zijn.

Er wordt op grote schaal informatie over ons vastgelegd - of we nu op internet kijken of op straat lopen. Vaak zelfs onopgemerkt. Alles bij elkaar opgeteld, dreigen we zo stukje bij beetje de zeggenschap over onze persoonsgegevens - en daarmee over onze vrijheid en autonomie - te verliezen. Denk bijvoorbeeld aan discriminerende algoritmes, de handel in persoonsgegevens, datalekken en identiteitsdiefstal. Daarom moeten we erop kunnen vertrouwen dat zowel bedrijven als de overheid zorgvuldig omgaan met onze persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) maakt zich daar sterk voor. Dat doen we onder meer door voorlichting en advies te geven, onderzoek te doen en boetes of andere sancties op te leggen. Daarmee stimuleren we dat mensen de regie houden over hun eigen persoonsgegevens.

De AP werkt daarbij nauw samen met de privacytoezichthouders in andere Europese landen. De AP is volop in beweging. Onze huidige organisatiestructuur en een deel van onze taken is relatief nieuw, ons werkveld is omvangrijk. We zijn daarom altijd op zoek naar manieren om ons werk nog beter en efficiënter te doen en staan open voor nieuwe ideeën. Een beslissing van de AP gaat nooit ongemerkt voorbij: ons werk heeft impact. Onze taken bekijken we dan ook vanuit een breed maatschappelijk perspectief. We hebben onder andere veel contact met vertegenwoordigers van diverse sectoren en spreken we dagelijks mensen die vragen en klachten over privacy aan ons voorleggen. Bij de AP werken op dit moment bijna 300 gedreven en betrokken collega’s. Van pas afgestudeerden tot zeer ervaren experts, bijvoorbeeld op juridisch en technologisch gebied. Wij zijn een middelgrote organisatie met korte lijnen en de sfeer is informeel.

Bijzonderheden

In dat geval nodigen we je uit om te reageren. Je kunt reageren tot en met 30 november met je cv en motivatie via . Jouw reactie kun je richten aan Egon ten Oever, afdelingshoofd HR, Secretariaat, Procesondersteuning en Facilitair. De vacature staat gelijktijdig intern en extern vacant en bij gelijke geschiktheid hebben de AP-medewerkers voorrang.

De verdere procedure is als volgt:

• je ontvangt een ontvangstbevestiging.
• binnen een week na de sluitingsdatum maken wij een eerste selectie en hoor je of we je uitnodigen voor een gesprek.
• de eerste ronde gesprekken vinden plaats op woensdag 10 december. Wij vragen je om hiermee rekening te houden. 
• na het eerste gesprek, bepalen we of we een tweede gespreksronde houden, waarna een arbeidsvoorwaardengesprek volgt.
• het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 

De AP maakt geen deel uit van het Rijk, maar volgt de CAO Rijk en past de arbeidsvoorwaarden en rechtspositie die de CAO Rijk volgen toe.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Solliciteren

Je reactie op de vacature "(Juridisch) Managementondersteuner" ontvangen wij graag. Stuur je curriculum vitae met begeleidende brief onder vermelding van vacaturenummer "BV-HSPF-05" naar: