Administratief medewerker/Office manager

Over Dutch Courses Rotterdam

Dutch Courses Rotterdam (DCR) is een warme, internationale en eigenzinnige taalschool waar cursisten van over de hele wereld Nederlands komen leren. Ons team bestaat uit bevlogen docenten met uiteenlopende achtergronden—muzikanten, taalnerds, expats, avonturiers en schrijvers—die stuk voor stuk met passie lesgeven. Bij DCR draait het niet alleen om grammatica, maar om verbinding, cultuur en het creëren van een welkom gevoel voor iedereen die bij ons binnenstapt.

De sfeer is informeel, persoonlijk en energiek: cursisten vormen een community en docenten brengen hun eigen stijl en persoonlijkheid mee in de lessen. Jij wordt het gezicht achter de schermen dat zorgt dat de school elke dag soepel draait. Je werkt grotendeels zelfstandig in de school, terwijl je nauw samenwerkt met de directeur en docenten.

• Beheren en verwerken van inkomende en uitgaande e-mail (cursisten, docenten en externe partijen)
• Beantwoorden van vragen van (potentiële) cursisten over cursussen, inschrijvingen en praktische zaken
• Administratieve verwerking van inschrijvingen, cursuswijzigingen en boekuitgifte in Excel/CRM-systemen
• Verzorgen van communicatie naar cursisten en docenten over startdata, roosterwijzigingen en praktische informatie (bij online cursussen inclusief Zoom-links)
• Actief signaleren en oplossen van knelpunten in de dagelijkse gang van zaken
• Onderhouden en actualiseren van administratieve overzichten (bijv. boekenregistratie, cursusstatussen)
• Ondersteunen bij het up-to-date houden van lesmateriaal en digitale bestanden
• Interne communicatie met docenten over planning, materialen en organisatorische wijzigingen
• Meedenken over efficiënte werkprocessen en het optimaliseren van administratieve systemen

• Coördineren van lokaalroosters en bewaken van een optimale bezetting van lesruimtes
• Voorbereiden van cursussen (o.a. toetsen printen en gereedmaken, materialen klaarzetten)
• Uitgifte en registratie van lesboeken en cursusmaterialen
• Controleren en beheren van de boekenvoorraad en tijdig signaleren van nabestellingen
• Ondersteunen van docenten bij het organiseren van (online) lessen, inclusief het aanmaken van Zoom-meetings
• Ontvangen en wegwijs maken van nieuwe cursisten bij de start van hun cursus
• Verwerken van aanwezigheid, cursuswijzigingen en afrondingen in administratieve systemen
• Coördineren van kleine ondersteunende werkzaamheden (bijv. aansturen van een parttime hulpkracht)
• Zorgdragen voor een soepel verloop van de dagelijkse onderwijsactiviteiten

• Dagelijkse controlerondes uitvoeren op netheid, veiligheid en functioneren van het pand
• Signaleren en (waar mogelijk) zelfstandig oplossen van technische of facilitaire problemen
• Beheer van kantoor- en lesmaterialen (papier, toner, schoonmaakmiddelen, koffie/theevoorzieningen, etc.)
• Bestellen en aanvullen van voorraden en verbruiksartikelen
• Controleren en onderhouden van apparatuur (printers, laptops, koffiemachine, internet/modem, verlichting)
• Klaarzetten dingen voor evenementen en opruimen na evenementen
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als aanspreekpunt
• Zorgdragen voor een nette, gastvrije en goed georganiseerde leeromgeving
• Licht schoonmaak- en opruimwerk waar nodig

Wie ben jij?

• Je hebt uitgebreide administratieve ervaring (ervaring in het onderwijs is een plus)
• Nederlands is je moedertaal
• Je beheerst Engels uitstekend (vereiste)
• Je hebt minimaal hbo- werk- en -denkniveau
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt goed overzicht
• Je kunt zelfstandig werken en voelt je verantwoordelijk om de school draaiende te houden wanneer je alleen aanwezig bent
• Je hebt ervaring met Excel
• Je bent handig met technologie en leert software snel kennen en te gebruiken
• Je bent representatief, klantvriendelijk en communicatief sterk
• Je bent praktisch ingesteld en pakt kleine technische en facilitaire taken moeiteloos op

Wat bieden wij?

• Een afwisselende, zelfstandige functie binnen een internationale en informele school
• Een fijne werksfeer met een hecht en betrokken team
• Veel verantwoordelijkheid en ruimte om mee te denken
• Een salaris van €3200-3600 per maand o.b.v. 40-urige werkweek
• Vier dagen in de school werken en eventueel een dag thuis

Werktijden

• Maandag t/m donderdag: 15.00 – 19.00 uur
• Vrijdag: in overleg

Interesse?

Reageer met je CV en motivatie gericht aan Bart.

We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Arbeidsvoorwaarden:

• Bedrijfsfeesten
• Flexibele werkuren
• Kerstpakket

Soort dienstverband: Parttime, Uitzicht op vast

Contractduur: 7 maanden

Werklocatie: Fysiek en online

Verwachte startdatum: tussen 16 maart en 1 april 2026