Sales Support

Doel van de functie

De Sales Support ondersteunt het sales- en accountmanagementteam door het overnemen en coördineren van administratieve, commerciële en operationele taken. Hierdoor kunnen verkopers zich volledig richten op commerciële activiteiten, klantrelaties en omzetgroei. De rol fungeert als centraal aanspreekpunt tussen klant, sales, SAV, credit control, product management en logistiek.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

1. Klantcontact & communicatie

• Beantwoorden van algemene klantvragen over leveringen, facturen en administratie.
• Afhandelen van inkomende chatberichten en doorzetten naar de juiste interne afdeling.
• Nabellen van klanten met geblokkeerde orders of openstaande acties.

2. Credit control & betalingsopvolging

• Beantwoorden van vragen over betalingsgedrag, openstaande posten en orderblokkades.
• Actief nabellen van klanten met betalingsachterstanden en/of herinneringen.
• Afstemming met Credit Control over vrijgave van orders en opvolging van acties.

3. Aftersales & klachtenafhandeling

• Registreren, opvolgen en coördineren van klachten (manco’s, kwaliteitsklachten, niet-geleverde of foutief geleverde orders).
• Schakelen met SAV en terugkoppelen richting klant.
• Bewaken van voortgang en zorgen voor tijdige oplossing en duidelijke communicatie.

4. Bedrukkingen & maatwerkcoördinatie (tapes en zakken)

• Verantwoordelijk voor het coördineren en opvolgen van aanvragen voor bedrukte tapes en zakken.
• Verwerken van aanvragen en aanvragen van proefdrukken bij leveranciers.
• Regie voeren over het proces na goedkeuring van de proefdruk, inclusief plaatsing van de bestelling en verdere opvolging.
• Bewaken van doorlooptijden, actief opvolgen van lopende aanvragen en tijdig versturen van reminders om afgesproken termijnen te garanderen.
• Afstemmen met leveranciers, sales en klanten om te zorgen voor heldere communicatie en een correcte oplevering.

5. Order- & procesondersteuning

• Verdeling van orders en aanvragen die buiten de automatische flow vallen.
• Opvolgen van leveringen, inclusief vertragingen en ontbrekende updates.
• Interne afstemming met logistiek en inkoop bij leverproblemen.
• Aanmaken van klantaccounts en registreren van wijzigingen in klant- en administratiegegevens.
• Ondersteunen bij het corrigeren of opvolgen van vervallen facturen.

6. Commerciële ondersteuning

• Assisteren bij het opstellen van offertes (met name maatwerk) naar aanleiding van accountmanagerbezoeken.
• Projectmatige en incidentele ondersteuning bij klanttrajecten en tenders.

7. Interne coördinatie

• Fungeren als schakel tussen sales, SAV, credit control, accounting, product management en logistiek.
• Zorgen dat taken bij de juiste afdeling worden belegd en opgevolgd.
• Signaleren van structurele knelpunten in processen en meedenken over verbeteringen.

Resultaat van de functie

• Salesmedewerkers worden substantieel ontlast van niet-commerciële werkzaamheden.
• Hogere effectiviteit en focus van sales op omzet en klantontwikkeling.
• Snellere en professionelere afhandeling van klantvragen en klachten.
• Betere interne samenwerking en duidelijkere taakverdeling.
• Verbeterde klanttevredenheid én cashflow.

Functie-eisen & competenties

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een commerciële binnendienst, sales support of customer service rol.
• Sterke communicatieve vaardigheden (telefonisch en schriftelijk).
• Stressbestendig, gestructureerd en nauwkeurig.
• Proactief, oplossingsgericht en servicegericht.
• In staat om prioriteiten te stellen en te schakelen tussen verschillende afdelingen.
• Affiniteit met SalesForce/ERP/CRM-systemen is een pré.

Positionering in de organisatie

• Rapporteert aan: Internal Sales manager
• Werkt nauw samen met: Sales, Accountmanagement, SAV, Credit Control, Accounting, Logistiek en Product Management