Secretaresse

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Een Managementondersteuner verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of 
medewerkers van een organisatie-eenheid of project.
Hierbij is sprake van:
- secretarieel ondersteunen van o.a. ambtelijke leiding, management en/of medewerkers van PDII; 
- coördineert ondersteuning op uiteenlopende onderwerpen in een ambtelijk en politiek dynamische context, gelet op gestelde prioriteiten ;
- grote mate van senioriteit, proactiviteit en zelfstandigheid uitoefenen;
- "buffer" zijn naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, belangen en urgentie inschatten; consequenties afwegen;
- complexe informatiestromen, verzoeken en vragen coördineren;
- managementinformatie samenstellen;
- contact leggen en goede relaties onderhouden om processen en procedures af te stemmen
- zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing administratieve, 
logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
- bezoekers begeleiden en dienstreizen helpen organiseren

Functie-eisen

Werk / denkniveau
- MBO werk- en denkniveau;
- Secretariele opleiding (Schoevers)
Functiegerichte kennis en vaardigheden: 
- Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Powerpoint;
- Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
- Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
- Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden; 
- Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt; 
- Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier); 
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Competenties / gedragskenmerken:
- Klantgericht
- Professioneel communiceren op politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau
- Plannen en organiseren
- Organisatiegericht
- Samenwerken
- Integer
- Aanpassings- en leervermogen
- Proactief

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

Een moderne, slimmere en sterkere Nederlandse krijgsmacht vergt een stevig Nederlands defensie industrie- en innovatielandschap. De 
Programmadirectie Industrie en Innovatie (PDII) is recent opgericht om dat ecosysteem op te schalen en te versnellen. Daarvoor schakelt PDII met 
verschillende Defensie-onderdelen én met externe partners: bijvoorbeeld kennisinstellingen, bedrijfsleven, financiële partijen, 
ontwikkelingsmaatschappijen, ondernemers. 
Als managementondersteuner ben je lid van het Centrale Stafteam voor PDII. De Centrale Staf is de 'spin-in-het-web' van al deze activiteiten: jij 
beheert de agenda's van het managementteam (MT); je helpt met bezoeken en dienstreizen, je ondersteunt met de organisatie van vergaderingen of 
evenementen. Jij bewaart overzicht in een dynamische werkgeving; je zorgt ervoor dat logsitiek handig geregeld is; en dat de Directeur en zijn team 
goed beslagen ten ijs komen. Je bent proactief, sociaal en hebt zin om samen met een hecht team toegewijde collega's aan de veiligheid en 
strategische autonomie van Nederland bij te dragen

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

sollicitatiekd@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

sollicitatiekd@mindef.nl