Administratief medewerker

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Ben jij nauwkeurig, georganiseerd en houd je graag het overzicht? Als administratief medewerker binnen Ketenmanagement ondersteun je de afdeling bij diverse administratieve processen en zorg je ervoor dat informatie goed wordt vastgelegd en beheerd. Met jouw inzet draag je bij aan een soepel verloop van de werkzaamheden.

In grote lijnen gaat je werk er als volgt uitzien:

Als administratief medewerker binnen Ketenmanagement ondersteun je de afdeling bij een breed scala aan administratieve werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat activiteiten zorgvuldig worden vastgelegd in de bedrijfsmonitor en draagt bij aan een overzichtelijke en betrouwbare informatievoorziening. Daarnaast beheer je de archivering door documenten correct op te slaan, te ordenen en ervoor te zorgen dat archieven actueel en toegankelijk blijven.

Ook ondersteun je de projectmatige werkzaamheden binnen de keten. Je plant en organiseert overleggen die nodig zijn voor een soepel verloop van projecten, woont deze bij en zorgt voor een correcte vastlegging van gemaakte afspraken en acties door middel van verslaglegging en notuleren. Met jouw nauwkeurige en gestructureerde werkwijze draag je bij aan een efficiënte ondersteuning van de processen binnen Ketenmanagement.

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste en nauwkeurige collega die graag ondersteunt bij administratieve processen en het overzicht bewaakt. Je beschikt over een afgeronde mbo-3 opleiding, bij voorkeur in een administratieve richting. Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal en weet je zowel mondeling als schriftelijk helder uit te drukken.

Je hebt ervaring met geautomatiseerde systemen en softwareapplicaties, bij voorkeur van SAP. Je weet hoe belangrijk zorgvuldig gegevensbeheer is en hebt ervaring met registratie, archivering, dossiervorming en het verwerken van documenten. Daarnaast vind je het prettig om structuur aan te brengen, overleggen te plannen, acties vast te leggen en ondersteuning te bieden aan verschillende collega’s en afdelingen.

Je bent vaardig met de Microsoft Office-programma’s, zoals Word, Excel en Outlook (inclusief agenda). Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband goed functioneren en weet gemakkelijk contact te leggen met verschillende betrokkenen.

Daarnaast herken jij jezelf in de volgende eigenschappen:
•Je werkt nauwkeurig en gestructureerd; 
•Je bent communicatief vaardig en weet informatie duidelijk over te brengen; 
•Je bent sterk in plannen en organiseren; 
•Je bent flexibel en speelt gemakkelijk in op veranderingen; 
•Je werkt graag samen en draagt bij aan een goede teamsfeer; 
•Je handelt integer en gaat zorgvuldig om met informatie. 

Herken jij jezelf in dit profiel en wil jij bijdragen aan de ondersteuning van Ketenmanagement? Dan maken we graag kennis met jou. Solliciteer direct!

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog. 

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

 #LI-RH1 #LI-Hybrid

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

De functie wordt uitgevoerd het KPU-bedrijf in Soesterberg. Het KPU heeft voornemens om binnen enkele jaren te verhuizen binnen een straal van 40 kilometer.

De doelstelling van het KPU-bedrijf is binnen COMMIT, hét kennis- en materieellogistiek centrum en de onmisbare partner voor Defensie te zijn en te voorzien in, het in standhouden van, de verbetering van en afstoting van alle kleding- en persoonsgebonden uitrusting van het toegewezen assortiment. Gebaseerd op kennis van het operationeel optreden, kennis van de kleding- en persoonsgebonden uitrusting en haar specifieke vakkennis draagt het KPU-bedrijf bij aan de materiële beschikbaarheid en instandhouding van deze kleding- en persoonsgebonden uitrusting gedurende de gehele levenscyclus en onder alle operationele omstandigheden.

Naast hard werken is er binnen het KPU-bedrijf ook altijd ruimte voor samenhorigheid op initiatief van de medewerkers, maar ook vanuit het KPU-bedrijf. Zo worden er borrels, sportmomenten, wintersporten en barbecues georganiseerd. Even binnenkijken bij het KPU-bedrijf? Bekijk dan onze bedrijfsfilm: https://www.youtube.com/watch?v=Y8yXyoGF13o

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Caja Cazander-De Zeeuw
CR.Cazander.d.Zeeuw@mindef.nl
0657712678

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Afra Huntelaar
A.Huntelaar@mindef.nl
0613339389