Hoofd frontoffice

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij de energieke teamleider die ons Servicepunt te Brunssum gaat aansturen? Weet jij zowel de resultaten als de mens daarbij centraal te stellen en je teamte begeleiden bij (cultuur)verandering? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als ons nieuwe Hoofd Frontoffice zorg jij ervoor dat het Servicepunt prima functioneert en dat alles op rolletjes verloopt. Je zorgt ervoor dat de front-office medewerkers in jouw team op een plezierige en professionele manier hun werk doen zodat reguliere en niet-reguliere serviceaanvragen professioneel opgepakt en afgehandeld worden. Dat kan zowel via mail, telefoon als in rechtstreeks fysiek contact. 
Je streeft ernaar dat de processen en procedures voor iedereen op de kazerne helder zijn en dat het voor het team duidelijk is hoe deze op een servicegerichte manier te hanteren. Continu verbeteren staat daarbij hoog op de agenda.
Deze rol brengt je in contact met diverse interne en externe stakeholders, wat de baan soms hectisch maakt. Geen dag is daarbij het zelfde. In deze dynamische omgevingweet je snel te schakelen en prioriteren. Dit vraagt flexibiliteit maar biedt ook energie en afwisseling. Juist deze afwisseling en verandering maakt dat je als leider echt impact kunt maken. Jij weet dan rust en overzicht te behouden. Met jouw heldere communicatie en oplossingsgerichte aanpak, bouw je bovendien goede werkrelaties op. Je kent de belangrijkste stakeholders en zij weten jou moeiteloos te vinden wanneer dit nodig is. 

Je gaat aan de slag op Servicepunt locatie Brunssum. Deze lokatie is verantwoordelijk voor de coordinatie van alle niet wapensysteem gebonden ondersteuningen producten ten behoeve van in-en externe klanten, door de klantvraag over te nemen en de uitvoering van de dienstverlening te monitoren
Het Servicepunt te Brunssum is een van de lokale Servicepunten bij Defensie in Nederland. Je ondersteunt de klant (waaronder NATO-partners)op locatie bij aanvragen en benodigde informatiebehoeften. De Servicepunt organisatie is onderdeel van de Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB).

Wat ga je doen?
De focus in deze baan ligt op het optimaal laten functioneren van het Servicepunt, met een goed draaiend team. Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn: 
• Vorm- en inhoud geven op de kazerne aan de missie van de Servicepunt-organisatie en aan(nieuw) landelijk beleid;
• Uitzetten van de lijnen en kaders voor het team om met zelfstandigheid aan de slag kunnen gaan; 
• Zorgen voor een goede bezetting van het Servicepunt;
• Voeren van voortgangs- en functioneringsgesprekken, begeleiden, ondersteunen en motiveren van medewerkers in hun dagelijks functioneren, in hun professionaliteit en in hun ambities. 
• Fungeren als aanspreekpunt bij organisatorische en procesmatige zaken; 
• Stakeholder management, zorgen voor goede afstemming en helderheid over te leveren diensten, samenwerking en wederzijdse verwachtingen;
• Representeren van Servicepunten Oirschot in diverse lokale en landelijke overleggen en in projecten; 
• Signaleren van verbetermogelijkheden, afstemmen met team en landelijke collega’s;
• Oppakken van voorkomende zaken ten behoeve van het optimaal functioneren van het Servicepunt;

Functie-eisen

Wie ben jij?
Als hoofd van een Servicepunt team breng je de volgende competenties mee: 
• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk): je weet helder en overtuigend te communiceren;
• Klantgericht en probleemoplossend: je denkt in oplossingen en streeft naar optimale klanttevredenheid;
• Kwaliteitsbewust: je hecht eraan dingen goed te doen en streeft naar continue verbetering; 
• Teamplayer en verbinder: je brengt mensen samen en stimuleert samenwerking;
• Plannen en organiseren: je bent gestructureerd en weet prioriteiten te stellen;
• Netwerken: je bouwt en onderhoudt gemakkelijk een (in)formeel intern en extern netwerk; 
• Leergierig: je staat open voor nieuwe kennis en ontwikkeling.
- Omgevingsbewust

Wat neem jij mee? 
• een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van Facility management 
• minimaal 3-5 jaar leidinggevende werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie.
• ruime ervaring met verandertrajecten, coachen van teams en met continu verbeterprogramma’
-Goede beheersing van de Engelse taal 

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Defensie Ondersteuningscommando

Afdelingsomschrijving

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.

De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven:
Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie.

Het Service Punt (SP) maakt als organisatie-eenheid onderdeel uit van de DFLB. Het SP is verantwoordelijk voor het lokaal plannen, coördineren en uit laten voeren van opgedragen defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning. Het SP stuurt op het nakomen van afspraken met interne en externe leveranciers. Het SP heeft inzicht in de beschikbaarheid van capaciteiten, de voortgang van levering, neemt hindernissen weg voor levering, evalueert en implementeert verbeterinitiatieven. De commandant en de collega op locatie in zijn kracht zetten is hét oogmerk van ondersteuning van het SP door de behoeftestelling over te nemen en in gang te zetten en de regie op de uitvoering van de defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning te voeren.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/dosco

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Martien Snikkers
MB.Snikkers@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Lisanne van Herpen
LEM.v.Herpen@mindef.nl