Secretaresse

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast ongeveer 53 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 27 duizend burgers bij Defensie. 

Ben jij organisatorisch sterk, houd je van afwisseling en weet jij structuur aan te brengen in een dynamische werkomgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als Managementondersteuner bij het Expertisecentrum speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van het management en het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden. Je bent een verbindende schakel binnen het expertise centrum, denkt proactief mee en zorgt ervoor dat processen efficiënt en zorgvuldig worden uitgevoerd.

Je ondersteunt het management en de medewerkers van het Expertise Centrum. Je helpt bij verschillende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Het is belangrijk dat je zelfstandig kunt werken, nauwkeurig bent en goed kunt organiseren.

Je werkzaamheden zijn onder andere:

• Je ondersteunt het management en medewerkers met secretariële en administratieve taken;
• Je helpt bij het plannen en organiseren van afspraken, overleggen en bijeenkomsten;
• Je bent het aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten;
• Je verwerkt en beheert gegevens, documenten en administratie;
• Je houdt overzicht op acties, deadlines en afspraken;
• Je verzamelt informatie en maakt overzichten en rapportages;
• Je onderhoudt contact met interne en externe relaties;
• Je zorgt voor verslaglegging, notulen en actielijsten van vergaderingen;
• Je stelt brieven, documenten en andere teksten op en werkt deze uit; 
• Je ondersteunt bij de organisatie van vergaderingen, evenementen en werkbezoeken; 
• Je ontvangt bezoekers en staat hen vriendelijk en professioneel te woord; 
• Je beheert dossiers en archiveert documenten;
• Je behandelt vragen, verzoeken en telefoongesprekken. 

In deze functie werk je gestructureerd en houd je goed overzicht. Je weet wat prioriteit heeft en zorgt dat werkzaamheden op tijd worden afgerond.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde MBO opleiding in bij voorkeur management support of iets soortgelijks.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in secretarieel en administratief werk.
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt ervaring met programma’s zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Je kan goed plannen, organiseren en beheren van agenda’s en mailboxen.
• Je kunt vergaderingen voorbereiden, notuleren en acties bewaken.
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en kunt goed prioriteiten stellen.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
• Bij indiensttreding kan je ervoor kiezen om je arbeidsduur te verkorten en te verlengen, waarbij 4 keer 9 uur in de week werken ook mogelijk is.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Houd er rekening mee dat de selectiegesprekken plaatsvinden vanaf 8 juni.
• De startdatum staat niet vast.
• Geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

#LI-NT1 #LI-Hybrid 

Visie

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de afdeling Expertise Centrum, organisatorisch ondergebracht binnen het Joint IV Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT).
 

Het Expertise Centrum (EC) 
Het Expertise Centrum faciliteert de productieafdelingen en de andere organisatie-elementen van het JIVC met het leveren van hoogwaardig vakmanschap, de flexibele inzet van schaarse en/of generieke expertise, het borgen van uniforme methodes en technieken en integrale beveiliging, IT assortimenten. Hiermee draagt de afdeling bij aan het standaardiseren van de interne bedrijfsvoering, het verhogen van de kwaliteit van de productie en het vergroten van de flexibiliteit van de productiecapaciteit. Aangezien voor het JIVC als IT bedrijf voortdurend verbeteren van belang is, draagt de afdeling bij aan de bijbehorende verbetering van processen en de ontwikkeling van medewerkers.
 

De missie van het Expertise Centrum is bijdragen aan een duurzame, impactvolle en toekomstgerichte JIVC-organisatie. Wij zijn dé partner voor alle afdelingen van JIVC. Collega's kunnen bij ons aankloppen voor opleidingen, projectleiding, ondersteuning en advies op het gebied van IT. Wij zorgen voor de juiste expertises en goed opgeleide experts. Dit doen we voor verschillende vakgebieden.
 

Onze mensen zijn niet ons grootste, maar ons enige kapitaal. Dát is de visie van het Expertise Centrum van JIVC. Met elkaar creëren we het Expertise Centrum dat kwaliteit levert, zodat collega's van JIVC bij ons terecht willen voor opleidingen, projectleiding, ondersteuning en advies. Bij het Expertise Centrum vinden we het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt, gezien en gehoord wordt, oog heeft voor elkaar en samenwerkt. Samen zorgen we voor een aantrekkelijke werkomgeving en inspireren we anderen om elke dag een stap extra te zetten. En dat is cruciaal om de ambitie van JIVC te realiseren: hét IT-bedrijf van Defensie zijn en blijven.

De sectie Expertise Centrum Staf 
De sectie EC Staf levert EC brede ondersteunende producten en diensten en levert tevens een bijdrage aan EC brede procesverbetering en ondersteuning. De sectie EC Staf ondersteunt het Management van het EC en geeft gevraagd en ongevraagd advies over procesverbeteringen. Tevens heeft de sectie Staf de doelstelling om regie, ondersteuning en interne-en externe communicatie over de allocatie van resources tbv de JIVC afdelingen te leveren.

Je werkt fysiek op de Kromhoutkazerne in Utrecht (i.p.v. Camp New Amsterdam) voor tenminste 3 dagen per week, de overige dagen thuis of op kantoor.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Ajna Arslan(Hoofd Sectie Staf)
A.Arslan@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Niels Littooij (Recruitment Adviseur HR)
N.Littooij@mindef.nl