HR ondersteuner (619104)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

1. Verricht ondersteunende HR-werkzaamheden met betrekking tot de integrale ondersteuning van het lijnmanagement door:
- het opmaken en beoordelen van alle standaard p-beheersactiviteiten en het afhandelen daarvan;
- het administratief ondersteunen, bewaken en begeleiden van de in-, door en uitstroom processen;
- het bewaken van de diverse p-processen middels het rapporteren van de voortgang en het doen van voorstellen tot bijsturing;
- het genereren, afstemmen en verstrekken van kengetallen ten behoeve van rapportages;
- het onderhouden, verbeteren en optimaliseren en uitvoering geven aan de interne bedrijfsvoeringprocessen binnen de brigade; 
- het toezicht houden op doelmatigheid en rechtmatigheid van de binnen de eenheid toegepaste administratieve processen;
- uitvoering te geven aan de administratieve en financiële ondersteuning betreffende de activiteiten die voortvloeien uit de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betreffende commandant of afdeling-/sectiehoofd;
- het verzamelen en samenvatten van informatie uit regelgeving BARD/AMAR en diverse regelingen, deze informatie interpreteren op toepasbaarheid op vraagstellingen en casuïstiek van leidinggevenden, adviseurs en werving & selectie medewerkers, wanneer het gaat om het instromen, herplaatsen, functioneren, verlof, verzuim, belonen en arbeidsvoorwaardelijke afspraken van personeel. 
- het verstrekken van informatie over werking van HR processen, aanvraagprocedures en rapporteren over voortgang van aanvragen.
- toelichten gebruik relevante HR systemen voor leidinggevenden en HR-collega’s en bedenken van oplossingen bij eventuele knelpunten, die ontstaan door vastlopen van de digitale procesflow in het personeelsinformatiesysteem (selfservice leidinggevenden).
- Het controleren van ingediende mutatievoorstellen en het bewaken van doorlooptijden. 

2. (Her) inrichting van bestaande processen en werkwijzen:
- Het voorstellen van procesinrichting en verbeteringen aan en in samenwerking met Hoofd HR advies, (senior) HR adviseurs en lijnmanagement.
- Zorg voor een efficiënte inrichting van de HR administratie en bijbehorende processen.
- Signalering van knelpunten in de huidige werkwijzen en verbetervoorstellen hiervoor opstellen. 
- het coördineren en beoordelen van kwaliteit uitvoering van administratieve mutaties en feedback doorspreken en afstemmen met collega’s HR Advies en W&S;

3. Rapportage & managementinformatie:
- Stel voortgangs- en managementrapportages op voor HR adviseurs en lijnmanagement 
- het op basis van data-rapporten uit Peoplesoft en/of andere applicaties interpreteren van informatie en vaststellen van benodigde administratieve acties voor personeel en deze in afstemming met HR adviseur of werving & selectie-medewerker bespreken met leidinggevenden en/of medewerkers;
- het ondersteunen van de HR adviseur bij de voorbereiding en uitvoering van organisatiewijzigingen en reorganisaties door het genereren en controleren van rapportages en overzichten en coördineren van de administratieve verwerking van vacaturepublicaties, brieven en opstellen van mutaties; 
- Het opstellen, controleren en beheren van rapportages & overzichten tbv de administratieve processen.
- het genereren en samenstellen van voortgangsrapportages met betrekking tot het werving & selectieproces, vanuit meerdere intern- en extern in gebruik zijnde applicaties. 

4. Geeft sturing aan de medewerkers P&O-loket door:
- aansturing/verdeling van de te verrichten werkzaamheden; 
- toezicht/controle op de uitvoering van te verrichten werkzaamheden; 
- het controleren van en toezien op procedures; 
- het begeleiden/coachen van de medewerkers; 
- het houden van functioneringsgesprekken namens de leidinggevende.

Functie-eisen

Opleiding:

Vereist: 
Een afgeronde MBO4-opleiding of MBO4 werk- en denkniveau aantoonbaar te maken door een combinatie van kennis, opleiding en ervaring, zo nodig toetsbaar in een assessment.

Gewenst: 

- Afgeronde MBO-opleiding HRM niveau 3/4, of (studerend voor) een relevante Hbo-opleiding richting HR, Bedrijfskunde, Rechten.
- Interne opleidingen Rechtspositie, Workshops functiebeschrijving en –waardering, Organisatie en Reorganisatie, Morele Oordeelsvorming en HR-rapportages
- Microsoft Office (Word en Excel)
- Zakelijkecorrespondentie
- Peoplesoft (HRMS, HRHD en COGNOS)

Ervaring:

Vereist:
Minimaal 2 jaar ervaring in 2 jaar in een HR-Ondersteuningsfunctie, bij voorkeur binnen Defensie.

Gewenst:
- Kennis van het Defensie HR-beleid en de HR-processen; 
- Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis van het vakgebied
- Kennis van relevante wetten, regelgeving en de ontwikkelingen op HR-gebied
- Inzicht in de organisatie en werkwijze van BS en HRB&V inclusief de daarbij behorende functionele verhoudingen.
- Inzicht in de vraag naar managementinformatie en de wijze waarop deze vraag vertaald kan worden naar rapportages.
- Vaardigheid in het opstellen van adviezen en voorstellen.
- Communicatieve vaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Let op: bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder gesloten worden. 
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling HR van de Directie Human Resource en bedrijfsvoering (DHR&BV) die als bedrijfsvoeringeenheid direct ressorteert onder de (Plaatsvervangend) Secretaris-Generaal. 
De DHR&BV is integraal verantwoordelijk voor advisering en bedrijfsondersteuning van de PSG en het lijnmanagement van de BS en de Bijzondere Organisatie Eenheden op het gebied van materieel, personeel & organisatie, informatievoorziening, documentaire informatie, besturing, ruimtelijke ordening, milieu, vastgoed, facilitaire zaken, beveiliging en veiligheidsmanagement.
De afdeling HR bestaat uit de teams HR Advies, Werving en Selectie, Stagebureau, Employability, Opleidingen en het P&O-loket (Administratie). De afdeling HR is gericht op het integreren van HR aspecten in de bedrijfsvoering binnen de Bestuursstaf. 
De sectie HR administratie (P&O-loket) draagt zorg voor de HR administratie en administratieve ondersteuning van de gehele HR afdeling. Functioneel beheer van (HR)systemen en informatieverstrekking (door samenstellen van managementinformatie) worden binnen de sectie HR-administratie vormgegeven.

Als HR ondersteuner lever je de spil van het administratieve hart van HR-advies, Werving & Selectie, Stagebureau, Employability en Opleidingen. Je ondersteunt het lijn- en HR- management bij alle administratieve processen: van gegevensinterpretatie in Peoplesoft en andere systemen tot het coördineren van mutaties en het signaleren van knelpunten. Je werkt nauw samen met collega’s van HR P&O, HR Advies en W&S, zodat de HR-diensten continu op een hoog kwaliteitsniveau blijven functioneren. 

Als HR ondersteuner ben je werkzaam binnen het team HR-administratie (P&O loket) dat valt onder hetteam HR advies. De HR ondersteuner coördineert operationele HR taken, adviseert aan HR-collega’s en leidinggevenden over de volledige breedte van operationele HR-processen en coördineert alle hieruit voortkomende uitvoerende administratieve taken en zorgt voor de uitvoering.

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

sollicitatiekd@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

sollicitatiekd@mindef.nl