Secretaresse

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Bij aanstelling is de formele functienaam Directiesecretaresse.

De Directie Operaties van de Staf Commandant Koninklijke Marechaussee werkt op strategisch niveau aan de besturing van de KMar. De directie houdt zich onder meer bezig met visie- en strategievorming, beleids- en planontwikkeling, advisering van de Commandant Koninklijke Marechaussee en ondersteuning van de decentrale eenheden.

Als Managementondersteuner Directie Operaties zorg je dat agenda’s kloppen, afspraken goed worden ingepland en praktische zaken tijdig zijn geregeld. Deze functie vraagt om meer dan plannen alleen. Je denkt actief mee, ziet wat nodig is en schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus: van directeur tot werkvloer. Daarbij zijn discretie, timing, secuur werken en gevoel voor verhoudingen belangrijk.

Wil jij werken in een functie waarin organiseren, vooruitdenken en ondersteunen samenkomen? Ben jij proactief, zorgvuldig en gewend om meerdere zaken tegelijk te bewaken? Dan is deze functie als Managementondersteuner Directie Operaties iets voor jou.

Wat ga jij doen?

Als Managementondersteuner Directie Operaties verleen je management- en secretariële ondersteuning aan de plaatsvervangend directeur. Je beheert de agenda, plant afspraken en bewaakt de voortgang van zijn actiepunten en gemaakte afspraken.

Agendabeheer is in deze functie meer dan het vullen van een agenda. Je kijkt naar prioriteiten, voorbereiding, reistijd, samenhang en haalbaarheid. Knelpunten signaleer je op tijd en waar nodig stel je alternatieven voor.

Daarnaast regel je de praktische en organisatorische ondersteuning van A tot Z. Denk aan het reserveren van vergaderruimtes, het organiseren van koffie, thee, lunches en diners, het ontvangen en begeleiden van bezoekers en het aanvragen of afstemmen van vervoer. Ook ondersteun je bij het organiseren van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen.

In voorkomend geval ondersteun je de Jr stafmedewerker bij (faciliterende) werkzaamheden voor de Directeur en ondersteun je de directie in het algemeen.

Ook administratieve ondersteuning hoort bij je functie. Je verzorgt correspondentie en interne nieuwsitems, ondersteunt waar nodig bij eenvoudige personeelsaangelegenheden en beheert relevante gegevens in systemen zoals Peoplesoft. Daarnaast verricht je archiefwerkzaamheden en draag je bij aan het juist bijhouden en inrichten van het Document Management Systeem.

Omdat je dicht op de directie werkt, is discretie belangrijk. Tegelijk vraagt de functie om flexibiliteit. Het kan voorkomen dat je buiten werktijd wordt gebeld bij spoed. Daarbij is het belangrijk dat je goed inschat wat direct nodig is en wat op een later moment kan worden opgepakt.

Je stuurt geen managementassistenten aan. De nadruk ligt op zelfstandige ondersteuning, vooruitdenken en zorgen dat de randvoorwaarden voor de directie goed zijn georganiseerd.

Functie-eisen

Waar haal je energie uit?

Je krijgt energie van een functie waarin veel samenkomt: agenda’s, facilitaire zaken, dienstreizen, vergaderingen, administratie en onverwachte vragen. Jij houdt overzicht en zorgt dat zaken geregeld zijn voordat ze een probleem worden.

Plannen en organiseren liggen je goed. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en schakelt snel wanneer de dag anders loopt dan gepland. Daarbij blijf je zorgvuldig en houd je oog voor detail.

Dicht op de directie werken past bij jou. Je begrijpt dat goede ondersteuning vraagt om vertrouwen, discretie en gevoel voor verhoudingen. Je weet wanneer je moet meedenken, wanneer je moet doorvragen en wanneer je vooral moet zorgen dat iets gewoon geregeld wordt.

Ook het contact met verschillende mensen spreekt je aan. Je hebt contact met de directeur en plaatsvervangend directeur, collega’s binnen de staf, facilitaire partners, bezoekers en externe partijen. Je communiceert helder, vriendelijk, voorkomend en professioneel.

Dit vragen wij

Voor deze functie vragen wij:

• een afgeronde secretariële opleiding op mbo-niveau;
• aanvullende cursussen die passen bij de functie van managementondersteuner of directiesecretaresse;
• minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende of secretariële functie;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels;
• ruime sociale vaardigheden en goede contactuele en communicatieve eigenschappen;
• ervaring met complex agendabeheer, plannen en prioriteren;
• vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen;
• zorgvuldigheid, discretie en gevoel voor verhoudingen;
• een proactieve houding en de bereidheid om initiatief te nemen;
• flexibiliteit, ook wanneer er sprake is van spoed of onverwachte wijzigingen;
• kennis van de Defensie- en KMar-organisatie is een pre.
• Minimaal 28 uur verspreid over 4 dagen.

We zoeken iemand die secuur werkt, snel kan schakelen en verantwoordelijkheid neemt voor het volledige ondersteuningsproces. Je bent gewend om vooruit te denken, afspraken te bewaken en praktische zaken van A tot Z te regelen.

Je beweegt je makkelijk tussen verschillende niveaus binnen de organisatie. Daarbij ben je dienstverlenend en weet je tegelijk goed in te schatten wat direct opgepakt moet worden en wat kan wachten.

Je herkent jezelf in deze competenties

Voor deze functie zijn vooral de volgende competenties belangrijk:

• Plannen en organiseren: overzicht houden, prioriteiten stellen en zorgen dat afspraken, acties en praktische zaken tijdig worden geregeld.
• Communiceren: helder en professioneel schakelen met verschillende gesprekspartners, zowel mondeling als schriftelijk.
• Flexibiliteit: makkelijk meebewegen wanneer agenda’s, prioriteiten of omstandigheden veranderen.
• Initiatief: zien wat nodig is en zaken oppakken zonder steeds te wachten op een opdracht.
• Organisatiesensitiviteit: gevoel hebben voor verhoudingen, belangen en gevoeligheden binnen de organisatie.
• Resultaatgerichtheid: zorgen dat zaken worden afgerond en afspraken worden nagekomen.
• Samenwerken: actief de verbinding zoeken met collega’s, facilitaire partners en andere betrokkenen.
• Netwerken: contacten opbouwen en benutten om zaken snel en goed te regelen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld, interne kandidaten hebben voorrang bij gebleken geschiktheid.
• Bij voldoende reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Koninklijke Marechaussee

Afdelingsomschrijving

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is een politieorganisatie met militaire status en wordt beheerd door de minister van Defensie. Ze is een van de vier onderdelen van de Nederlandse krijgsmacht. Vanwege de specifieke taak valt de KMar, in tegenstelling tot de zee-, land- en luchtstrijdkrachten, niet onder direct bevel van de Commandant der Strijdkrachten. Behalve wanneer de KMar in het buitenland wordt ingezet voor andere taken dan de politietaak ten aanzien van militairen.

De KMar waakt over de veiligheid van de Staat. In Nederland en ver daarbuiten. Ze wordt wereldwijd ingezet op plaatsen van strategisch belang. Van de koninklijke paleizen tot aan de buitengrenzen van Europa. Van luchthavens in Nederland tot oorlogs- en crisisgebieden overal ter wereld. De KMar is veelzijdig inzetbaar voor veiligheid, juist als het erop aankomt.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/marechaussee

Contactpersonen

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Jack Deng - Senior adviseur werving & selectie
j.deng@mindef.nl