Senior Medewerker Dynamisch Informatie Beheer

Vacature kenmerken

Dit ga je doen

Als Senior Dynamisch Informatiebeheer (DIB) ben jij verantwoordelijkervoor dat cruciale informatie binnen Defensie betrouwbaar, toegankelijk en veilig wordt vastgelegd enbeschikbaar is. Ook wanneer de druk hoog is en de organisatie 24/7 moet kunnen vertrouwen op een goed ingerichte informatievoorziening houdt jij het hoofd koel.

Wil jij werken in een omgeving waar jouw kennis van informatiebeheer direct bijdraagt aan de continuïteit van Defensie? In deze veelzijdige seniorfunctie combineer je inhoudelijke expertise met coördinatie, advisering en het begeleiden van collega’s binnen een dynamische operationele omgeving.

Voor Defensie draait alles om snelle, volledige en betrouwbare informatie. Als Senior Medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) zorg je ervoor dat informatie die nodig is voor de bedrijfsvoering van Defensie altijd snel terug te vinden en beschikbaar zijn. Dat betekent dat het DIB een cruciale rol speelt in het bewaren, leveren en (indien nodig) verwijderen van informatie, voor zover het informatie betreft die wordt gebruikt voor de bedrijfsvoering van Defensie oftewel zich in het dynamisch domein bevindt.

Daarnaast heeft het DIB Loket NLD JFC ook een verbindingscentrum (VBC) waarbijde operationele berichtgeving leidend is. Via het VBC sta je in contact met vele collega’s, samenwerkingspartners en bondgenoten over de gehele wereld.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Adviseren over de inrichting en uitvoering van dynamisch informatiebeheer binnen Defensie in het algemeen en het loket NLD JFC specifiek.
• Ondersteunen bij het ontwikkelen, implementeren en verbeteren van het informatiebeheer beleid, processen en werkinstructies.
• Bewaken van de kwaliteit van informatie in het documentmanagementsysteem (DMS), waaronder registratie, autorisatie, beveiliging en gegevensintegriteit.
• Begeleiden en ondersteunen van medewerkers binnen het DIB-team en NLD JFCbij de uitvoering van de werkzaamheden in het vakgebied.
• Coördineren van verbeterinitiatieven en bijdragen aan de verdere ontwikkeling van systemen en werkprocessen.
• Adviseren van gebruikers over het effectief inzetten van informatie binnen hun bedrijfsprocessen.
• Coördineren van archiefbeheer en overdracht van informatie conform de Archiefwet en Wet Open Overheid (Woo).
• Het afstemmen van de werkprocessen van het loket met andere DIB loketten

Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het waarborgen van een 24/7 dienstverlening binnen het DIB loket (capaciteitmanagement). Jij zorgt ervoor dat er altijd een voldoende kwalitatieve en kwantitatieve bezetting beschikbaar is. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, beheren en bijsturen van het 24/7 dienstrooster. Bij onverwachte situaties zoals ziekte, incidenten of verhoogde werklast zorg jij dat de continuïteit behouden blijft en schakel je snel met het team.

Naast de inhoudelijke taken ben je ook een sparringpartner voor je teamleider. Je adviseert over opleidingen, stimuleert een prettige en inclusieve werkomgeving en ondersteund bij de ontwikkeling van medewerkers.

Ten behoeve van de informatieverstrekking aan gebruikers verzorg je (ook buiten reguliere kantoortijden) mede de loketfunctie door het beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden. Je levert managementinformatie uit de DI-systemen en adviseert bij het zelfstandig raadplegen van informatie. Je verstrekt en verwerkt informatie uit Hoog Gerubriceerde Informatiesystemen op het operationele terrein (vredes- c.q. humanitaire missies).

Dit vragen wij

Wij zoeken een ervaren informatiebeheerder die overzicht houdt, verantwoordelijkheid neemt en energie krijgt van een functie waarin geen dag hetzelfde is. Tevens beschikt over een flexibele inzetbaarheid en geen 8 tot 5 mentaliteit. Zich bewust is van de taken en verantwoordelijkheden van Defensie op nationaal en internationaal gebied en de impact op de maatschappij.

Je hebt:

• Een afgeronde HBO opleiding of aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
• Een afgeronde opleiding SOD 1 en 2 of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring, of andere opleidingen in het vakgebied.
• Ruime kennis en ervaring binnen het vakgebied informatiebeheer.
• Ervaring met documentmanagementsystemen en digitale informatiehuishouding.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, Archiefbesluit, Wet Open Overheid en Selectielijst Defensie.
• Ervaring met adviseren, coördineren en het begeleiden van collega’s.
• Ervaring met het maken en beheren van roosters is een pré (Rooster Management Tool).
• Bereid en in staat zijnom mee te draaien in een omgeving waarin 24/7 dienstverlening centraal staat.
• Een rijbewijs (B)

Je herkent jezelf in de volgende competenties:

• Analytisch sterk en in staat om complexe vraagstukkente vertalen naar praktische oplossingen.
• Flexibel en stressbestendig in een dynamische omgeving.
• Goed georganiseerd en sterk in plannen en coördineren.
• Communicatief vaardig en in staat om verschillende belangen te verbinden.
• Gericht op samenwerken en het ontwikkelen van medewerkers.

Dit krijg je

Dit bieden we nog meer

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

 #LI-FH1 #LI-Hybrid 

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

JIVC is de IV- en IT-organisatie van Defensie en levert essentiële producten en diensten die bijdragen aan de inzetbaarheid van de krijgsmacht. Binnen de afdeling Informatie Beheer (IB) zorgen we ervoor dat informatie binnen Defensie professioneel wordt beheerd en beschikbaar blijft voor operationele en bestuurlijke processen nu en in de toekomst.

Het DIB Netherlands Joint Force Command (NLD JFC) –team ondersteunt het NLD JFC en zorgt ervoor dat informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je werkt in een omgeving waarin betrouwbaarheid, samenwerking en continu verbeteren centraal staan.
Als Senior Medewerker DIB werk je samen met collega’s die dezelfde passie delen: zorgen dat informatie op orde is en Defensie haar taken effectief kan uitvoeren.

DIB Loket NLD JFC bestaat uit 21 collega’s, die in diverse functies samen verantwoordelijk zijn voor het documentbeheer van het Defensieonderdeel van de operationele eenheden van de Bestuurstaf (JFC, SOCOM, DCC, PD-OEK).

Het team is gevestigd op Plein Kalvermarkt midden in het centrum van Den Haag; de locatie is goed bereikbaar met het openbaar vervoer , treinstation Den Haag Centraal is op loopafstand, diverse bussen en trams stoppen voor de deur.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Santa Badloe, Teamleider
g.badloe@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Els Oostdijk, Recruitment Adviseur
eej.oostdijk@mindef.nl