Secretaresse

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als managementondersteuner coördineer je het secretariaat van de Directeur F&C BS en de afdelingshoofden. Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning, de afspraken en zorgt ervoor dat agendaproblemen opgelost worden en correspondentie op een correcte manier via het postregistratiesysteem aangeboden wordt. 

Je fungeert als “buffer” naar de interne organisatie en externe omgeving. Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen. Daarnaast kun je zorgdragen voor verslaglegging en notulering indien nodig. Ook voer je bedrijfsondersteunende werkzaamheden uit en vervul je de rol van beveiligingsfunctionaris binnen DF&C BS. Hiervoor ben je bereid een opleiding (duur 2 weken) te volgen.
Je krijgt te maken met een mix van werkzaamheden en fungeert als “POC” voor meerdere BS brede domeinen, zoals preventie, IV, behoeftestellingen,hybride werken, onboarding, DEFDOC, etc. Ook hiervoor ben je bereid eventuele aanvullende opleidingen te volgen.
Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig werken en bent loyaal en dienstverlenend. 

Werkzaamheden 
Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden:
-(coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten; 
- coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken; 
- coördineert complexe informatiestromen; 
- Fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving; 
- Het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, het bewaken de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren; 
- Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen; 
- Het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzingadministratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard; 
- Het ontvangst en te woord staan bezoekers; 
- Het aanleggen en bijhouden werkdossiers; 
- Het samenstellen van (management)overzichten;
- Het uitvoeren van bedrijfsondersteunende werkzaamheden;
- Het vervullen van de rol beveiligingsfunctionaris voor de directie

Functie-eisen

Werk / denkniveau / werkervaring
- MBO werk- en/of denkniveau; 
- Secretariele opleiding (Schoevers) 
- Relevante werkervaring
 
Functiegerichte opleidingen: 
- Goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Powerpoint; 
- Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement; 
- Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures; 
- Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden; 
- Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt; 
- Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier); 
- Goede beheersing van de nederlandse taal in woord en geschrift. 

Competenties / gedragskenmerken: 
- Klantgericht 
- Plannen en organiseren 
- Organisatiegericht 
- Samenwerken 
- Integer 
- Leervermogen
- Proactief 

Kennis, Inzicht en Vaardigheden
- kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften; 
- algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken; 
- inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen; 
- vaardigheid in het fungeren als buffer naar de interne organisatie en externe omgeving; 
- vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie; 
- vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

De Directie Financiën & Control van de Bestuursstaf (DF&CBS) ondersteunt vanuit de FEZ-verantwoordelijkheid de plaatsvervangend Secretaris Generaal (PSG) in de besturing van de Bestuursstaf als defensieonderdeel. DF&CBS is onafhankelijk adviseur van de (P)SG en voert het begrotingsproces en het proces van managementinformatie uit. DF&CBS werkt aan de vernieuwing van de stuur- en verantwoordingsinformatie voor de Bestuursstaf en aan de invoering van een business control model. DF&CBS bewaakt en monitort de doelmatigheid en rechtmatigheid van de (voorgenomen) uitgaven, het behalen van de doelstellingen en het nakomen van afspraken ten aanzien van de gestelde prioriteiten. DF&CBS draagt in financiële zin de verantwoordelijkheid voor ongeveer €1,8 miljard. Dit is in de Rijksbegroting hoofdstuk X Defensie opgenomen onder de niet-beleidsartikelen 9 en 10 en het defensie materieel fonds. De begroting is o.a. opgebouwd uit militaire pensioenen en overige uitkeringen, subsidies, bijdragen aan kennisinstellingen en de (personele) exploitatie van de Bestuursstaf.
De directie F&CBS bestaat uit functies (~ 35 vte'n) die zijn verdeeld over de verschillende afdelingen.

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

sollicitatiekd@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

sollicitatiekd@mindef.nl