Executive Assistant to Chief Executive Officer

Ben jij die Executive Assistant die altijd drie stappen vooruit denkt?

Jij ziet wat er nodig is voordat iemand het vraagt. Structuur, rust en overzicht creëren zit in jouw natuur. Dit is precies wat wij zoeken in de nieuwe rechterhand van de CEO.

Voor de Founder & CEO van een paar ondernemingen; Gabriel Care B.V. (Nederland), Gabriel Care GmbH (Düsseldorf) ,Mastery Institute (Dubai), Eersel Holding en Zenith Capital zoeken we een ervaren, proactieve Executive Assistant die met gemak schakelt tussen strategie en uitvoering. Iemand die energie krijgt van een ondernemende omgeving met een internationaal karakter.

Als Executive Assistant van de CEO vervul je een veelzijdige en strategische rol waarin geen dag hetzelfde is. Je bent de spil in de organisatie en zorgt ervoor dat de CEO zich volledig kan richten op de strategische prioriteiten van het bedrijf. Van het beheren van complexe agenda's tot het ondersteunen bij investeringsvoorstellen of beleidsdocumenten; jij zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.

Hieronder een greep van je verantwoordelijkheden:

1. Agendabeheer en strategische planning

• Proactief beheren van de agenda van de CEO, inclusief het organiseren van vergaderingen, afspraken en (internationale) zakenreizen
• Strategisch prioriteren van afspraken om optimale focus op bedrijfskritische zaken te waarborgen
• Coördineren met interne en externe stakeholders om agendaconflicten te voorkomen en efficiënte planning te garanderen

2. Communicatie en correspondentie

• Zelfstandig afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie namens de CEO
• Triëren en prioriteren van berichten op basis van urgentie en strategisch belang
• Opstellen van professionele correspondentie, rapporten en presentaties

3. Meeting management en rapportage

• Voorbereiden en coördineren van vergaderingen, inclusief agenda's, presentatiemateriaal en briefingdocumenten
• Samenstellen van complete meeting packages met relevante achtergrondinformatie
• Opstellen van notulen en action item-overzichten voor effectieve follow-up

4. Project- en procescoördinatie

• Monitoren van strategische projecten die onder de verantwoordelijkheid van de CEO vallen
• Bewaken van deadlines en zorgen voor tijdige informatie-uitwisseling tussen teams
• Faciliteren van interdepartementale samenwerking bij strategische initiatieven

5. Vertrouwelijkheid en discretie

• Verantwoordelijk omgaan met confidentiële bedrijfsinformatie en gevoelige dossiers
• Ondersteunen bij persoonlijke aangelegenheden waar nodig
• Fungeren als professionele gatekeeper voor toegang tot de CEO

6. Stakeholder management

• Onderhouden van relaties met key stakeholders, waaronder partners, investeerders en executives
• Namens de CEO optreden bij geselecteerde interne en externe bijeenkomsten
• Opbouwen en onderhouden van een professioneel netwerk ten behoeve van de CEO

7. Inhoudelijke ondersteuning

• Bestuderen en beoordelen van investeringsvoorstellen ten behoeve van de investeringsfirma
• Opstellen en/of redigeren van beleidsdocumenten
• Voorbereiden van vergaderstukken, zoals financiële overzichten en pitch decks
• Uitvoeren van research voor presentaties (bijvoorbeeld marktgegevens of vergelijkbare deals)
• Ondersteuning bij due diligence-werkzaamheden
• Opstellen van rapportages, zoals overzichten van investeerders contacten of de status van due diligence-trajecten

Wat jij meebrengt

• Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant, Directie assistent of PA
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels (Duits = pré)
• Sterk organiserend vermogen en gevoel voor prioriteit
• Discreet, loyaal en denkt altijd twee stappen vooruit
• Flexibel beschikbaar, ook buiten kantooruren indien nodig

Wat wij bieden

• CAO GGZ salaris (tot €4.500 bruto)
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,33%) en extra verlofuren (balansverlof) naar rato
• Vergoedingen voor reiskosten, dienstreizen, parkeerkosten en VOG
• Mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling
• Een veelzijdige rol met veel verantwoordelijkheid
• Inspirerende, internationale werkomgeving met impact
• Eindejaarsuitkering en Vakantiegeld
• Vergoeding woon-werkverkeervan gemaakte kosten
• Teamuitjes

Om je werk goed te kunnen uitvoeren:

• Laptop van de zaak
• Mobiel van de zaak