Projectassistent / Secretaresse

Beschik jij over organisatietalent en heb je oog voor detail? Krijg jij energie van verschillende opdrachtgevers en projecten? Vind jij het geen probleem dat je nooit weet hoe jouw dag eruitziet (want geen dag is hetzelfde)? Dan gaan wij graag met je in gesprek over de functie van Project assistent /secretaresse (32 uur per week).

Even voorstellen

Rieken & Oomen is een dynamisch werving- en selectiebureau met vestigingen in zowel Utrecht als Maastricht.
We focussen ons op het invullen van vaste posities met een bijzondere expertise in toezichthoudende, bestuurs- en managementfuncties binnen sectoren als Zorg & Welzijn, Onderwijs, Binnenlands Bestuur en Wonen. Als organisatie vormen we een hecht, informeel team, waarin adviseurs en ondersteuners nauw samenwerken in een zelfsturend team. Bij ons staat collegialiteit centraal en pakken we samen de uitdagingen van elke dag aan – geen dag is hetzelfde!
Wist je trouwens dat Rieken & Oomen inmiddels al 38 jaar meeloopt? Met onze jarenlange ervaring weten we precies wat er speelt en hoe we de juiste match kunnen maken. We staan daarbij bekend om onze verrassende matches, diversiteit en inclusie. 50% van onze plaatsingen wordt ingevuld door een vrouw. Daar zijn wij best trots op.
We zijn onderdeel van Rijnconsult, een organisatieadviesbureau waarmee wij het kantoor in Utrecht delen. Ieder met een eigen ondersteuning die elkaar collegiaal helpt wanneer nodig.

Wat wij vragen

• Mbo+ /hbo-werk- en -denkniveau
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Goede kennis van Microsoft Office
• Ervaring in een soortgelijke functie waarin je veel hebt moeten organiseren en schakelen tussen complexe werkzaamheden. Bijvoorbeeld als projectleider/-assistent/-ondersteuner, (front) officemedewerker, (assistent) officemanager of secretaresse
• Je bent 32 uur per week beschikbaar en zeker op woensdag

Wat ga je doen?

We zeiden het al, jouw dagen zien er nooit hetzelfde uit. Hoe ziet dat eruit? Zo ben je het ene moment bezig met het plannen van sollicitatierondes in afstemming met onze opdrachtgevers, en bestel je het volgende moment bloemen voor een geplaatste kandidaat of redigeert een samenwerkingsvoorstel.
Je bent onderdeel van een team van twee. Samen zorgen jullie ervoor dat we als team kunnen doen waarvoor we aan de lat staan. Ieder met een eigen verantwoordelijkheid, maar zodanig dat jullie elkaar altijd kunnen vervangen.

Je werkzaamheden bestaan in ieder geval uit

• Opstellen van de planningen van sollicitatieprocedures; het plannen en organiseren van intakegesprekken, cv-presentaties, gespreksrondes, assessments, trainingen en locaties. Voor al deze activiteiten ben jij de procesbewaker. Je zit er bovenop als het moet en stuurt bij als dat nodig is
• Verzorgen van de uitnodigingen voor events, het beheren en monitoren van sollicitatieprocedures in MSR (ons kandidaten-en klantenbestand)
• Afhandelen van het binnenkomend telefoonverkeer; jij bent ons eerste aanspreekpunt voor kandidaten en opdrachtgevers
• Het plaatsen en beheren van vacatures, advertenties en berichten op onze website en social mediakanalen. Je werkt hierin nauw samen met onze adviseur
• Redigeren van offertes en profielen; jouw oog voor detail komt hier goed van pas

Wie ben jij?

Je haalt energie uit het werken aan uiteenlopende projecten en met verschillende opdrachtgevers, waarbij de variatie in werkzaamheden jou juist aanspreekt. Je bent van nature sterk in het organiseren van meerdere taken tegelijkertijd en weet daarbij steeds het overzicht te bewaren. Dankzij jouw oplossingsgerichte aanpak kun je snel inspelen op veranderingen en uitdagingen die zich voordoen gedurende de dag.
Daarnaast beschik je over een scherp oog voor detail en werk je altijd nauwkeurig en secuur. Dit is essentieel, gezien de doelgroep waarmee je werkt en het vertrouwelijke karakter van de informatie waarmee je in deze functie te maken krijgt. Het detailniveau ligt dan ook hoog.
Als persoon ben je dienstverlenend ingesteld, zelfstandig en klantvriendelijk. Je weet het overzicht te behouden, ook wanneer er veel tegelijk speelt, en je bent altijd gericht op samenwerken en het vinden van passende oplossingen. Jouw werkhouding kenmerkt zich door zelforganisatie, zorgvuldigheid en een duidelijke focus op het belang van de opdrachtgever en kandidaat.

Wat wij bieden

• Een dynamische baan binnen een organisatie waar alle ruimte is om nieuwe initiatieven en ideeën in te brengen en door te groeien
• Een informele werksfeer in een hecht team, met informele teamactiviteiten
• Veel vrijheid en zelfstandigheid en de mogelijkheid om hybride te werken
• Een afwisselende parttime functie
• Een contract voor 1 jaar
• Marktconform salaris met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een vergoeding voor reiskosten, thuiswerken, onkosten en internet
• Standplaats: Utrecht

Interesse?

Ben je enthousiast? Solliciteer dan direct door je motivatiebrief met cv te sturen via het sollicitatieformulier op de website of mail deze naar . Wil je meer informatie? Neem dan contact op met Ting-Ting Jin via. Als je cv en motivatie aansluiten maken wij graag nader kennis. In dat gesprek neem jij de ruimte om te onderzoeken of Rieken & Oomen bij je past en doen wij dat ook. Daarna volgt een sollicitatiegesprek met collega’s, een verdiepende ronde met andere collega’s uit het team en tenslotte een arbeidsvoorwaardengesprek.