Voor een ervaren personal assistant-functie in Rotterdam is zoeken naar iemand die snel schakelt, overzicht bewaakt en bestuurlijke ondersteuning goed kan organiseren. De rol draait om agenda- en documentbeheer, afstemming met verschillende betrokkenen en ondersteuning van directieleden.

Als personal assistant ondersteun je op secretarieel en administratief vlak. Je beheert agenda’s, handelt inkomende gesprekken af, verspreidt binnengekomen stukken en controleert uitgaande correspondentie op volledigheid en leesbaarheid. Ook bewaak je afspraken en signaleer je knelpunten tijdig.

Daarnaast bereid je vergaderingen voor en ontvang je bezoekers op professionele wijze. In deze functie schakel je met verschillende stakeholders en ondersteun je, waar nodig, ook andere directieleden en het afdelingshoofd bij afwezigheid van collega-secretaresses.

De werkomgeving betreft een bestuurlijke organisatie in Rotterdam met een team waarin samenwerking, nauwkeurigheid en onderlinge afstemming belangrijk zijn. De functie vraagt om iemand die zich gemakkelijk beweegt in een omgeving met meerdere belangen en prioriteiten.

Profiel

Voor deze functie is ervaring als personal assistant belangrijk, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke, departementale of vergelijkbare omgeving. Ook wordt HBO-werk- en denkniveau genoemd, evenals ruime ervaring met het Office-pakket.

Verder helpt het als je snel kunt schakelen, zorgvuldig werkt onder tijdsdruk en goed prioriteiten s. Ervaring met een vergadertool zoals iBabs kan een pre zijn.