Voor een internationale werkomgeving ligt een brede ondersteunende functie op het snijvlak van projectadministratie, management support en office management. De rol vraagt om nauwkeurigheid, organisatievermogen en goede afstemming met verschillende teams.

In deze functie ondersteun je de Program Management Office-omgeving met projectadministratie en praktische coördinatie. Je bewaakt de voortgang van projecten en programma’s, controleert documentatie op volledigheid en helpt bij het voorbereiden en archiveren van projectinformatie. Ook ondersteun je bij het opzetten van templates, instructies en andere procesdocumentatie.

Daarnaast bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan management en een communicatieteam. Denk aan agendabeheer, het plannen van vergaderingen, het regelen van bijeenkomsten, het verwerken van verzoeken en het bijhouden van administratieve overzichten. Je werkt ook mee aan office managementtaken en enkele financiële administratieve processen, zoals het registreren van inkoopverzoeken en het ondersteunen van review- en archiveringswerkzaamheden.

De functie vraagt om schakelen tussen verschillende onderwerpen en om zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. Je werkt in een omgeving met meerdere stakeholders, waarbij prioriteiten soms snel kunnen veranderen.

Profiel

Je hebt bij voorkeur een hbo-achtergrond in secretarieel werk, projectadministratie of een vergelijkbare richting. Ervaring in een complexe internationale matrixorganisatie en met executive support of projectondersteuning is belangrijk voor deze functie.

Verder is het nodig dat je goed overweg kunt met MS Office, zorgvuldig werkt en duidelijk communiceert in zowel Nederlands als Engels. Organisatiesensitiviteit, zelfstandigheid, flexibiliteit en gevoel voor verhoudingen zijn hierbij van belang.

Aanbod

De functie biedt een afwisselende ondersteunende rol binnen een internationale context, met werkzaamheden op het gebied van project, management en office support. Het is een passende mogelijkheid voor een kandidaat die graag overzicht houdt en verschillende administratieve taken combineert.