Voor een ondersteunende secretaressefunctie in een dynamische kantooromgeving is ruimte voor iemand die overzicht houdt en prioriteiten kan sen. De werkzaamheden bestaan uit administratieve ondersteuning, planning en interne communicatie.

In deze functie werk je als afdelingssecretaresse en ondersteun je het secretariaat bij uiteenlopende administratieve en organisatorische taken. Je houdt je onder meer bezig met het verdelen van inkomende post, het verzorgen van uitgaande pakketpost en de bijbehorende administratieve afhandeling.

Daarnaast werk je aan interne facturen, notuleer je vergaderingen en werk je documenten uit op basis van concepten of steekwoorden. Ook het beheren van de secretariaatsinbox, het bijhouden van relatiegegevens en het opsen van interne memo’s kunnen tot je werkzaamheden behoren.

Af en toe kunnen aanvullende taken voorkomen, zoals het boeken van ho of vliegtickets. Je werkt samen in een klein team binnen een kantooromgeving waar afstemming en flexibiliteit belangrijk zijn.

Profiel

Voor deze functie is het belangrijk dat je goed prioriteiten kunt sen en zorgvuldig werkt. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal voldoende om de dagelijkse werkzaamheden goed uit te voeren.

Er wordt een flexibele insing gevraagd, omdat de werkzaamheden in overleg ook buiten de standaard werkdagen of -tijden kunnen terugkomen. Ervaring in een vergelijkbare secretariële of administratieve functie is praktisch, maar niet noodzakelijk op basis van de beschikbare informatie.

Aanbod

De functie biedt een brede ondersteunende rol binnen een secretariaat en de mogelijkheid om ervaring op te doen met verschillende bedrijfsprocessen. Het gaat om een werkomgeving waarin samenwerken centraal staat.

De locatie ligt in een stedelijke binnenstad, waardoor werken op een goed bereikbare plek in de regio onderdeel is van de functiecontext.